إذا كنت بحاجة لـأن تكتب نموذج خطاب رسمي لشركة ، فأنت بحاجة لمعرفة العديد من المعلومات والأمور الخاصة بهذا النموذج، والتي نستعرضها بين طيات المقال التالي.
يحتوي نموذج خطاب رسمي لشركة ما على العديد من المعلومات والتفاصيل الخاصة، والتي تجعله قابل للقراءة أولا، ثم القبول ثانيًا، ثم التنفيذ ثالثًا، خاصة إلى كان هذا النموذج موجه لمكان حكومي أو رسمي.
على كل حال، خلال السطور القليلة المقبلة، سوف نستعرض معًا بعض المعلومات الخاصة بهذا النموذج وكيفية كتابته بشكل صحيح.
نموذج خطاب رسمي لشركة
يبدو أن إمكانية عمل نموذج خطاب رسمي لشركة جاهز للطباعة، أمر سهل وبسيط، لكنه في الواقع لابد أن يحتوي هذا النموذج على العديد من الأمور والتفاصيل وبعض النقاط الهامة التي يجب الوصول لها؛ لضمان قبول الخطاب والاعتراف به من قبل الجهات الرسمية الموجهة لها هذا الخطاب.
ما يجب أن يتضمنه الخطاب الرسمي
يجب أن يتضمن الخطاب الرسمي الموجه لشركة أو مصلحة حكومية، بدافع الحصول على منفعة أو تحقيق مصلحة، عدد من الاكليشيهات أو الجمل المحفوظة التي يجب كتابتها بين طيات النموذج، ففي البداية على سبيل المثال، يجب أن تكتب السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة و بعد…
ثم في السطر الذي يليه يجب أن تكتب إلى السيد … ، على أن تكتب مكان النقاط المسئول الذي تريد إرسال له الخطاب، باسمه وصفته.
ثم بعد ذلك تدخل في مضمون الخطاب، وتقوم بكتابة محتوى الخطاب الرسمي، بشكل مباشر وسريع، يبدأ بتمهيد سريع تشرح فيه السبب، ثم المشكلة، ثم تقدم الحل، أو توضح بشكل مباشر وسريع ماذا تريد من الخطاب.
وفي النهاية تقوم بكتابة جملة لكم منا جزيل الشكر والتقدير والعرفان، باعتبارها جملة ختامية ، ثم تضيف في نهاية الخطاب جملة مرسلة لسيادتكم… ، ثم التوقيع ، وأخيرا التاريخ.
مثال على خطاب رسمي موجه لشركة
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، تحية طيبة و بعد..
إلى السيد مدير شركة (كذا)
بعد التحية والسلام..
اقدم لسيادتكم (اسم الموظف أو صاحب الطلب)، هذا الخطاب لكي أتوجه لسيادتكم بعرض عدد من الأمور الهامة و هى…
وفي النهاية التمس من سيادتكم إعادة النظر في الأمور التي ذكرتها، قبل اتخاذ القرار الأخير.
مقدمه لسيادتكم (الاسم، وتكتب تحته التاريخ، ثم التوقيع بالقلم)
ملاحظات هامة قبل كتابة نموذج خطاب رسمي
بعد أن عرفنا كيفية كتابة نموذج لخطاب رسمي موجه لشركة، يجب أن نعرف بعض الملاحظات والنقاط الهامة التي يمكن وضعها في الحسبان قبل كتابة الخطاب، والتي تتضمن ما يلي:
- يجب الالتزام بضرورة كتابة الخطاب بالكمبيوتر بخط واضح، وليس مزين أو به كثير من الانحرافات.
- يجب كتابة التاريخ واليوم بشكل دقيق، ومراجعته إن لزم الأمر.
- عند كتابة اسم صاحب الخطاب، يتم كتابته بشكل رباعي وواضح وصحيح.
- يجب كتابة اسم الشركة التي تقوم بمراسلتها بشكل دقيق.
- يجب أن تكون صيغة الخطاب واضحة ولائقة، وتميل للشكل الرسمي، أكثر منه الودي.
- يفضل الكتابة على برنامج الوورد بمقاس 16، على أن يكون نوع الخط آريال، على أن يكون إمضاء صاحب الخطاب بلون أزرق واضح.
- يجب أن يكون الخطاب مكتوب على ورق أبيض واضح وناصع البياض، أو يمكن إن كان الخطاب موجه من جهة لأخرى، فيمكن أن يكون على ورق مطبوع عليه اسم الجهة المختصة، أو ورق أصفر سادة.
- يتم كتابة الخطاب باللغة العربية الفصحي، مع الدقة في اختيار الالفاظ والتعبيرات، ومراعاة اختيار الألفاظ و الأسلوب في الكتابة.
اقرأ المزيد
